Zacznijmy od paradoksu: cyfrowe dokumenty… nie mogą się obejść bez zaplecza sprzętowego. Są nimi skanery – to dzięki nim można przetwarzać fizyczne dokumenty do łatwiejszej w obsłudze i bezpiecznej postaci cyfrowej.
Szybki zapis, konwersja i przesyłanie zeskanowanych informacji w obrębie organizacji to podstawa prowadzenia biznesu w cyfrowym świecie. Nowoczesne skanery z logo Epson automatyzują odczyt i przechowywanie dokumentów, a przy tym można je dostosować do różnych warunków i potrzeb odmiennych branż. Jedną z tych, która najbardziej na tym korzysta jest spedycja i transport.
Kompaktowe wymiary i 100% funkcjonalności w kabinie TIR-a
Warunkiem niezawodności zarządzania tysięcy przewożonych każdego dnia ładunków jest sprawny obieg związanych z tym danych. Każdy załadunek czy rozładunek, zakup paliwa czy części serwisowych poświadczany jest stosownym dokumentem. To, jak szybko te informacje dotrą do centrali firmy transportowej przekłada się bezpośrednio na efektywność i konkurencyjność biznesu. Do sprawnego przesyłania dokumentacji potrzebne jest odpowiednie, kompaktowe i poręczne, urządzenie, takie jak skaner Epson, na przykład WorkForce DS-70. Korzysta z nich np. Spartank – firma oferująca na terenie całej UE transport chemii płynnej oraz niebezpiecznych ładunków – która wykorzystuje w kabinach ciężarówek swojej floty ponad 100 sztuk urządzeń mobilnych – w tym głównie DS-70.
„Po zakończonym transporcie od razu otrzymujemy skany od kierowców potwierdzających rozładunek. Na podstawie tego – bez czekania na powrót do Polski – wystawiamy fakturę. Przyspiesza to znacznie proces rozliczeń i obiegu pieniądza, co dodatkowo zwiększa poczucie bezpieczeństwa wszystkich zaangażowanych podmiotów.” – wyjasnia Marcin Matuszewski, prokurent firmy Spartank.
Poza niewielkimi rozmiarami zaletą DS-70 jest współpraca z systemem Android oraz zasilanie USB, co daje w praktyce 100% niezależności. Digitalizacja i przesyłanie dokumentów może odbywać się o dowolnej porze dnia i nocy, wprost z kabiny kierowcy bezpośrednio do aplikacji, na której pracuje biuro. Inaczej niż w przypadku „wyjścia awaryjnego”, jakim było robienie zdjęć dokumentów telefonem – światło nie ma tu znaczenia, a skanować można także wieczorem czy w nocy, kiedy to odbywa się duża część operacji przewozowych. Co ważne, za każdym razem otrzymując powtarzalną, wysoką jakość dobrze oświetlonych dokumentów. Dodatkowo obsługa tego sprzętu jest tak intuicyjna, że nie wymaga specjalnego szkolenia i nawet osoby bez doświadczenia są w stanie błyskawicznie ją opanować.
“Wykorzystanie skanerów Epson, takich jak DS-70 w naszym rozwiązaniu to najlepszy możliwy wybór. Te urządzenia łączą w sobie wygodę i szybkość docenianą przez kierowców, z otwartością na integrację z oprogramowaniem i systemami klasy TMS. Kolejne atuty to ich kompaktowy rozmiar, a kierowcy doceniają także odporność skanera na warunki panujące w kabinie.” – podkreśla Tomasz Serowik z Inelo Polska – twórcy systemów sprzętowo-software’owych dla spedycji, w tym komputera pokładowego Gbox Assist.
Administracja i instytucje
Elektroniczny obieg dokumentów ma też ogromne znaczenie we wszelkiego rodzaju instytucjach publicznych: sądach, bibliotekach, muzeach, archiwach, instytutach pamięci, takich jak np. IPN czy Filmoteka Narodowa. Również szkoły coraz częściej udostępniają treści online, co wymaga od nauczycieli przygotowania tych materiałów w formie cyfrowej, często przy pomocy skanerów. Wykorzystanie w tym zakresie nowoczesnych narzędzi pozwala działać szybciej jednocześnie obniżając wydatki administracyjne.
Oprogramowanie dołączane do skanerów Epson, pozwala ich użytkownikom na eksport i przechowywanie skanów w wysokiej jakości w dowolnym środowisku — zarówno w prostych systemach obsługi dokumentów – lokalnie, jak i w chmurze oraz w profesjonalnych rozwiązaniach do zarządzania treścią. Modelem szczególnie popularnym w sektorze publicznym jest DS-790WN. To wydajny skaner sieciowy A4 klasy premium – szybki, z funkcją skanowania do chmury, łączem Wi-Fi i Ethernet. Pracuje tak samo efektywnie bez podłączenia do komputera, a jego niewielkie wymiary sprawiają, że łatwo go ustawić na każdym biurku. Przyjazna obsługa ułatwiona przez zintegrowany ekran sprawia, że potrafi obsłużyć go każdy pracownik – także ten bez wiedzy IT.
Wygoda i bezpieczeństwo zarządzania
Równocześnie moduł autoryzacji programu Document Capture Pro Server, pozwala administratorom IT centralnie, zdalnie zarządzać bezpieczeństwem,, w tym profilami skanowania, zadaniami, a także uprawnieniami użytkowników. Dodatkowo za pomocą LDAP można definiować dostęp sieciowy i konfigurować konta i procesy dla poszczególnych użytkowników. Predefiniowane „zadania” ifunkcja „skanuj do” minimalizują ryzyko wysłania pliku do niewłaściwej lokalizacji, a funkcje przetwarzania obrazów, takie jak rozpoznawanie tekstu, gwarantują wierne odwzorowanie oryginalnych dokumentów. Za pomocą aplikacji Epson Device Admin administratorzy mogą zarządzać samym sprzętem, redukując do minimum czas fizycznej diagnostyki i napraw.
Jeden producent – kompletna oferta: partnerzy „lubią to!”
Epson stawia na kompleksowe zarządzanie obiegiem informacji i rzeczą wtórną jest czy znajduje się ona na papierze, czy w postaci pliku cyfrowego. We wszystkich przypadkach nowoczesne drukarki, urządzenia wielofunkcyjne, skanery i odpowiednie oprogramowanie pełnią rolę „mostu” między tymi 2 obszarami. Gotowe rozwiązania to konkurencyjna oferta, z której partnerzy i ich klienci chętnie korzystają.
Integratorzy od dawna wiedzą, jak ważne jest w budowaniu ofert dla klientów przywiązywanie wagi do znaczenia digitalizacji danych i elektronicznego obiegu dokumentów, oraz jaki niesie to dla nich potencjał sprzedażowy. Zdają sobie też sprawę, że w najbliższym czasie jeszcze większe znaczenie będzie miało zastosowanie systemów do digitalizacji jako narzędzia przy wykonywaniu kopii dokumentów w celach zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony danych. Przykładem są liczne i udane wdrożenia, np. w firmach Inelo czy Paw-Trans (kilkaset urządzeń).
Klienci doceniają świetny stosunek ceny skanerów do oferowanych możliwości czy zgodność z najnowszymi standardami (USB 3.2 Gen 1×1) oraz wiele aplikacji wspomagających zarządzanie obiegiem dokumentacji. Wisienką na torcie jest też niezawodność i 36-cio miesięczna gwarancja on-site dostępna po zarejestrowaniu produktu na stronie.
Więcej informacji: www.epson.pl
Kontakt: Tomasz Lis
Reseller Account Manager w Epson
Mail: tomasz.lis@epson.pl
