Starostwo Powiatowe w Łęcznej, Zakład Usług Komunalnych w Puławach oraz Szpital Puławy (Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej) są pierwszymi podmiotami w Polsce z sektora Jednostek Samorządu Terytorialnego, w których został wdrożony EZD RP (system do elektronicznego zarządzania dokumentacją) w publicznej chmurze.
Wdrożenie odbyło się w ramach pilotażowego programu prowadzonego przez NASK – Państwowy Instytut Badawczy. Za tym debiutem stoi firma Senetic, która wykorzystała rozwiązania chmurowe Amazon Web Services (AWS). EZD RP został zrealizowany w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 (POPC), oś priorytetowa II “E-administracja i otwarty rząd”, Działanie nr 2.2 “Cyfryzacja procesów back-office w administracji rządowej”.
NASK jako jednostka nadzorowana przez ministra właściwego ds. informatyzacji na zlecenie KPRM rozwija EZD RP oraz wspiera jego wdrażanie w podmiotach publicznych.. Udostępnienie jednolitego, bezpłatnego systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją ma na celu awans cyfrowy polskiej administracji publicznej poprzez usprawnienie procesów administracyjnych. Szacuje się, że docelowo z EZD RP będzie korzystało ponad milion użytkowników.
Usługa SaaS EZD RP
System został zaprojektowany zgodnie z najnowszymi trendami projektowania aplikacji (m.in. konteneryzacja, mikroserwisy) oraz bazuje na najnowszych narzędziach
i rozwiązaniach oferowanych zespołom developerskim. Projektowanie i stworzenie aplikacji
w takiej formie pozwoliło na jej implementację z wykorzystaniem usług oferowanych przez chmurę AWS.
Pierwsze jednostki już w chmurze
Implementacja systemu w chmurze jest szczególnie korzystna dla jednostek małych lub
o rozproszonej strukturze, które dzięki tym narzędziom mogą stworzyć wspólne, ustrukturyzowane i bezpieczne środowisko IT. EZD RP daje możliwość instalacji w wielu środowiskach, jednak wykorzystanie do tego rozwiązań chmury publicznej daje najszybsze rezultaty. Zakup infrastruktury tradycyjnej dla niewielkich podmiotów może być po prostu nierentowny.
Senetic został zakwalifikowany do programu pilotażowego dla dostawców usługi SaaS EZD RP, którego celem jest wypracowanie dobrych praktyk oraz jednolitych zasad implementacji systemu oraz współpracy. W ramach pilotażu jednostki samorządu terytorialnego mogą testować wykorzystanie rozwiązań w ramach infrastruktury chmury obliczeniowej. Senetic przystąpił do projektu wdrożenia usługi SaaS EZD RP dla trzech jednostek, w których jako pierwszych w Polsce uruchomiono EZD RP w chmurze publicznej.
– Senetic jest doświadczonym integratorem, który ma na swoim koncie setki projektów migracji do chmury, również na skalę globalną – mówi Tomasz Stojek, Technical Services Director w Senetic. – Wdrożenie EZD RP w chmurze AWS było dla nas nowym wyzwaniem, ale dzięki mocnym fundamentom z podobnych projektów, doświadczonej kadrze inżynierskiej udało nam się z sukcesem zaimplementować rozwiązanie we wszystkich współpracujących z nami jednostkach.
– Podstawą było zrozumienie schematu działania aplikacji i zastosowanych w niej technologii, a następnie zastosowanie adekwatnych rozwiązań w chmurze publicznej, będących zarazem w odpowiadających sobie standardach. Kluczowych etapem było wykorzystanie w jak największym stopniu usług zarządzanych przez AWS, a nie tylko wykorzystaniu mocy obliczeniowej i przestrzeni dyskowej. Usługi zarządzane dają dużo większe możliwości w zakresie automatyzacji, skalowania oraz bezpieczeństwa, a jednocześnie obniżają koszty dodatkowe, jak obsługa i utrzymanie. Produktem końcowym naszych prac jest usługa EZD RP dostarczana jednostkom w modelu SaaS (Software as a Service), dzięki czemu jest prosta w implementacji w środowisku instytucji, nie wymaga szkoleń technicznych, wdrożenia oraz szeregu komponentów dodatkowych (kopie zapasowe, zabezpieczenia, itp.), a finansowy próg wejścia jest wielokrotnie niższy niż w przypadku infrastruktury lokalnej. – mówi Bartosz Kwiatkowski, Technical Director w Senetic.
Zalety EZD RP
Pilotaż miał na celu przygotowanie i zweryfikowanie procedur oraz procesów wdrożeniowych systemu klasy EZD w samorządach w oparciu o usługę chmurową. W ramach pilotażu dla dostawców SaaS EZD RP do współpracy z Senetic zostały zaproszone trzy jednostki samorządu terytorialnego. Po sprawdzeniu technicznej gotowości wybranych podmiotów i uzgodnieniu harmonogramu prac, Senetic wypracował know how i uruchomił instancję testową EZD RP w chmurze publicznej. Finalnie Senetic uruchomił wersję produkcyjną w chmurze AWS umożliwiając trzem jednostkom rozpoczęcie pracy w systemie EZD RP.
– Pracownicy Senetic S.A. wdrażając EZD RP wykazali się kompleksową wiedzą dotyczącą elektronicznego obiegu dokumentacji, jak również wysokimi kompetencjami w zakresie znajomości samego systemu EZD RP i technologii chmurowych – mówi Tomasz Wadas, Prezes Zarządu Zakładu Usług Komunalnych w Puławach. – Wdrożenie systemu przebiegło w sposób zgodny z założeniami, harmonogramem działań oraz, co ważne, z pełnym zrozumieniem specyfiki naszych potrzeb i organizacji pracy.
– Potwierdzamy, że Senetic SA dokłada wszelkich starań, by współpraca przybiegała bez zastrzeżeń i polecamy ich jako rzetelnego i wiarygodnego Partnera – mówi Grzegorz Czech, Kierownik Działu IT Szpitala Puławy (Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej).
– Dzięki ogromnemu zaangażowaniu, profesjonalizmowi oraz wykorzystaniu nowoczesnych technologii, nasza dotychczasowa Współpraca odbywa się rzetelnie i sprawnie – mówi Krzysztof Niewiadomski, Starosta ze Starostwa Powiatowego w Łęcznej.
Za pomocą EZD RP możliwe jest kompleksowe zarządzanie dokumentacją w jednostce, dzięki czemu jest to proces szybszy i od początku uporządkowany. W systemie możliwa jest zarówno obsługa przesyłek wpływających i wychodzących oraz rozdzielenie korespondencji, co bardzo przyspiesza i ułatwia pracę w tym zakresie. EZD RP ułatwia nie tylko dekretację, ale i kwalifikację dokumentacji. Usprawnia też kompletowanie akt sprawy oraz tak ważny proces jakim jest archiwizacja. EZD RP jest zintegrowane z e-Doręczeniami, które to od 1 stycznia 2024 r. będą obowiązkowe.
Według projektowanych zmian prawa wszystkie podmioty publiczne w Polsce będą miały obowiązek stosowania systemu klasy EZD od 2025 roku. Jednostki mogą wybrać dowolny system oraz model wdrożenia– on-premise lub chmurowy. Ten drugi w długim horyzoncie czasowym niesie ze sobą wiele korzyści, przede wszystkim finansowych, ale także związanych z organizacją i utrzymaniem zaplecza IT. Warunkiem wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentacją w jednostce jest konieczność uruchomienia odpowiedniego systemu teleinformatycznego. Ten z kolei musi spełniać określone prawem kryteria w zakresie zarządzania dokumentacją. Wymogi te spełniają systemy klasy EZD, które zgodnie z przepisami archiwalnymi zapewniają: “odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą” oraz “zasady ewidencjonowania, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów elektronicznych oraz zasady i tryb ich brakowania, uwzględniając potrzebę zapewnienia integralności dokumentów elektronicznych i długotrwałego ich przechowywania”.
