Według najnowszych szacunków, do 2026 roku firmy na całym świecie stracą 1,3 biliona USD z powodu zmian klimatycznych. Pomimo tak widocznej skali problemu, wiele firm nadal nie podejmuje aktywnych działań w celu obniżenia emisji CO2. Badania pokazują, że chociaż 90% globalnych liderów IT uznaje zrównoważony rozwój za priorytet, tylko 67% z nich stawia sobie konkretne cele biznesowe w tym zakresie. Co może skłonić firmy do stosowania zrównoważonych rozwiązań? Co taka zmiana może dla nich oznaczać?
Mimo to, presja konsumentów nie jest jedynym motorem zmian. Nowoczesne, coraz bardziej innowacyjne rozwiązania wyraźnie wspierają workflow firm i sprawiają, że organizacje dostrzegają korzyści nie tylko dla planety, ale także – własnego budżetu.
Zmiana na bardziej zrównoważone centra danych
Zarówno rządy, jak i dostawcy usług w chmurze w Europie są tego świadomi, dlatego podejmują kroki, aby zachęcić firmy do zajęcia się tym problemem. Unia zakłada, że do 2030 roku europejskie centra danych będą w pełni neutralne dla środowiska pod względem emisji dwutlenku węgla. Globalni giganci, tacy jak Google, Amazon czy Microsoft wychodzą naprzeciw tym potrzebom, oferując narzędzia, które pomagają firmom obliczyć ślad węglowy. Swoje zasoby wykorzystują na rzecz zapewnienia jak najniższej emisyjności centrów danych firm. Mając to wszystko na uwadze, wiele biznesów przechodzi dziś na infrastrukturę hybrydową lub w pełni chmurową, przechowując zarządzane informacje w centrach danych, utrzymywanych z zachowaniem najwyższych standardów neutralności klimatycznej.
Obieg dokumentów w formie paperless, pełna automatyzacja procesów
Jak podaje fundacja na rzecz ochrony środowiska The World Counts, w 2021 roku światowa produkcja papieru i tektury wyniosła 420 000 000 ton. Zakładając, że w ciągu najbliższych 2 lat ilość informacji w obiegu biznesowym może wzrosnąć nawet 4,5-krotnie, kwestia zużycia papieru nabiera coraz większego znaczenia.
Warto zauważyć, że rezygnacja z papieru to korzyść nie tylko dla środowiska. Digitalizacja dokumentów jest jednym z najważniejszych kroków w kierunku nowoczesnej organizacji pracy, umożliwia również firmom optymalne wykorzystywanie dostępnych na rynku cyfrowych rozwiązań. Takie przejście wciąż jednak stanowi ogromne wyzwanie, szczególnie dla dużych przedsiębiorstw, a utrzymanie zgodności i zapewnienie płynności procesów staje się tym trudniejsze, im większa jest skala zmian. I to właśnie obszar, w którym do gry wchodzą rozwiązania ECM (Enterprise Content Management). Wdrażane mogą być w siedzibie firmy, w chmurze lub w modelu hybrydowym. Wykorzystywać je można do przechowywania i zarządzania danymi na dużą skalę w sposób efektywny i wydajny.
ECM umożliwia firmom zarządzanie dokumentami biznesowymi i innymi danymi z niezrównaną wydajnością. Pozwala na pełny dostęp do informacji przechowywanych we wszystkich aplikacjach i firmowych systemach, takich jak SAP lub inne rozwiązania ERP. Wspiera także automatyzację operacji biznesowych opartych na danych, takich jak przechwytywanie metadanych z dokumentów czy procesy fakturowania. Co ważne, wszystkie dokumenty archiwizowane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi. Dzięki temu firmy implementujące systemy ECM mogą mieć pełne zaufanie do naszego rozwiązania i ze spokojem działać w swoim obszarze. Przekonujemy, że proces transformacji nie musi być trudny ani kosztowny. Współpracując z zaufanymi dostawcami, firmy mogą zdigitalizować swoje dokumenty i skonfigurować system ECM bezpiecznie i wygodnie, zachowując przy tym pełną zgodność z obowiązującymi przepisami. – skomentował Marcin Somla, Country Manager SER, wiodącego dostawcy usług ECM w Polsce.
Adaptacja do nowego środowiska pracy
Według Światowej Organizacji Meteorologicznej, podczas lockdownów i pracy zdalnej w latach 2019-2020 globalne emisje CO2 wyraźnie się zmniejszyły, a jakość powietrza uległa zauważalnej poprawie. Stało się to m.in. za sprawą redukcji emisji spalin oraz zmniejszenia wykorzystania powierzchni biurowej. Dziś wiele firm patrzy coraz przychylniej na pracę zdalną i pozwala na nią zatrudnionym, choć dostosowanie się specyfiki home office jest dla nich sporym wyzwaniem. Dotyczy to w szczególności dużych przedsiębiorstw, które by funkcjonowały bez zakłóceń, muszą utrzymywać płynną komunikację między setkami pracowników w różnych działach.
Cyfrowa ewolucja, której jesteśmy obecnie świadkami, zachęca nas do poszukiwania nowych sposobów na szybszą, bardziej efektywną, a jednocześnie zrównoważoną pracę. Przejście na model zdalny lub hybrydowy skłania firmy do zastanowienia się nad wydajnością i efektywnością ich obecnych działań. Digitalizując dokumentację, jak również wdrażając nowoczesne rozwiązania do zarządzania treścią, przedsiębiorstwa mogą szybko i skutecznie dostosować się do nowej rzeczywistości. Przewagę biznesową zyskują dzięki cyfrowym procesom oraz pełnemu dostępowi do informacji, w dowolnym miejscu i czasie. – dodaje Marcin Somla.
Aby sprostać dzisiejszym wyzwaniom środowiskowym, warto motywować firmy nie tylko potencjalnym ryzykiem w niewdrożenia zmian, ale również perspektywami wynikającymi z rozwoju. Zastosowanie najnowocześniejszych systemów do zarządzania dokumentacją i procesami biznesowymi pozwala na ograniczenie tego ryzyka, oszczędza czas pracowników i wpływa na znaczne zwiększenie wydajności operacyjnej przedsiębiorstw.
