Mówimy wiele o elektronicznym obiegu dokumentów, ale wychowaliśmy się w kulturze druku. By zwiększyć swoją wydajność, drukujemy materiały. Poza tym, chcemy czasem pozwolić swoim oczom odpocząć od monitora. Biuro bez papieru to jedna z legend rynku ICT. Pojawiła się wiele lat temu i trwa. Pewne zmiany spowodowała pandemia Covid-19. Ale jest chyba za wcześnie, by przesądzać, czy nadal mówimy o modzie, czy już o rzeczywistości.
– Jak wynika z badań Brother przeprowadzonych w 2018 roku, drukarka i skaner były postrzegane przez biznes jako konieczne elementy wyposażenia 99 procent biur – informuje Katarzyna Idzkiewicz, Senior Marketing Coordinator w firmie Brother Polska. – Przedstawiciele prawie dwóch trzecich przedsiębiorstw twierdzili, że bez możliwości drukowania nie mieliby możliwości prowadzenia działalności. Jednak z perspektywy doświadczeń z 2020 roku i rosnącej popularności pracy zdalnej obserwujemy zmianę podejścia do dokumentów papierowych oraz znaczne przyspieszenie procesu cyfryzacji. Powszechność pracy zdalnej – wymuszona przez sytuację epidemiologiczną na całym świecie – zobowiązała pracodawców do umożliwienia wykonywania służbowych obowiązków pracownikom z dowolnego miejsca, co wiązało się z wdrożeniem nowych procesów obiegu dokumentów.
Jednak druk dokumentów nadal jest bardzo istotny. Z badania firmy Brother „Cyfrowa Rewolucja”* wynika, że pracownicy wolą pracować na papierowych dokumentach. Około 71 proc., chcąc zwiększyć swoją wydajność, drukuje materiały. Dla prawie 40 proc. w tej formie są one łatwiejsze do czytania i przyswojenia. Pracownicy często decydują się również na wydruk obszernych opracowań czy prezentacji, z którymi muszą się zapoznać, aby pozwolić swoim oczom odpocząć od monitora. Pomimo wszechobecnych wersji elektronicznych plików i rozmaitych ekranów do ich odczytu, jesteśmy wychowani w kulturze papieru. Badania pokazują, że kiedy czytamy tekst na kartce, więcej zapamiętujemy z lektury niż z treści na ekranie komputera, tabletu czy smartfona. Dlatego, jak się okazuje, podczas home office przydatna jest kompaktowa wydajna drukarka, która pozwala przenieść większość materiałów cyfrowych z rzeczywistości wirtualnej na papier.
Obserwując ten trend, firma Brother wzbogaciła swe portfolio produktowe o nowe modele z serii InkBenefit Plus. Świetnie nadają się one do pracy zdalnej. Te atramentowe urządzenia wielofunkcyjne oferują wydruk nawet do 15000 stron w czerni. Dzięki tak ekonomicznemu drukowi sprawdzają się zarówno w pracy, jak i podczas nauki zdalnej. Jeśli jednak organizacja chce być konkurencyjna w epoce gospodarki opartej na danych, musi umieć wykorzystywać potencjał, jaki niesie z sobą cyfryzacja treści. Współczesne skanery potrafią bezbłędnie przekształcać obraz na tekst, tym samym pozwalając na jego edycję, kopiowanie czy przeszukiwanie. Pracownicy dostrzegają te zalety. Aż 64 proc. uważa, że dzięki skanowaniu mogą pracować wydajniej. Jako główne korzyści wskazują prostsze dzielenie się treściami z innymi członkami zespołu, a także łatwiejsze organizowanie dokumentów, co jest szczególnie pomocne podczas pracy w trybie zdalnym, gdy trzeba zdigitalizować większość dokumentów nad którymi się pracuje. Wspomniana wcześniej seria InkBenefit Plus oferuje wysoką rozdzielczość skanowanych dokumentów. Dodatkowo te urządzenia obsługują aplikację Brother iPrint&Scan, która umożliwia bezpośrednie skanowanie do i drukowanie z urządzeń takich jak iPhone, iPad oraz tabletów i smartfonów korzystających z systemów Android czy Windows Phone.
Cyfrowa transformacja znacznie przyspieszyła w ostatnim czasie, dlatego warto również zwrócić uwagę na podnoszenie kompetencji pracowników w obszarze możliwości i potencjalnych zagrożeń. Wyniki raportu „Biznes w erze paperless” pokazują, że aż 92 proc. firm ma wiedzę co do narzędzi umożliwiających wykluczenie papieru z codziennej biurowej rzeczywistości, jednak nie wszyscy podejmują działania w tym kierunku. Co ciekawe, aż 8 proc. przedstawicieli przedsiębiorstw wyznaje, że dotychczas nie miało świadomości, iż dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym ma taką samą moc prawną jak podpis odręczny.
– Trzeba jednak uważać – zwraca uwagę Katarzyna Idzkiewicz. – Gdy modele pracy zdalnej i hybrydowej zyskują na popularności, szczególnie ważne jest zadbanie o odpowiedni poziom ochrony danych. Zwłaszcza że w obecnych czasach hakerzy czekają na nasz najmniejszy błąd, aby wykorzystać każdą lukę i nielegalnie pozyskać wrażliwe dane.
– W ciągu minionego roku poczyniliśmy ogromne postępy w cyfrowej transformacji – zgadza się Wojciech Jankowski, Presales/Technical Consultant w Ricoh Polska. – Natomiast brak szybkiego i bezpiecznego dostępu do dokumentów był jednym z głównych problemów, których doświadczali pracownicy podczas pracy zdalnej. A w wielu przypadkach biuro całkowicie pozbawione papieru jest jednak nadal niemożliwe. Liczne przepisy wymagają bowiem posiadania papierowych oryginałów. Fizyczne archiwa i segregatory nie znikną więc na razie całkowicie z naszych biur.
Z drugiej strony wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, cyfrowego archiwum, elektronicznego obiegu faktur czy E-teczki pracowniczej wydaje się koniecznością, jeśli weźmiemy pod uwagę zmiany, które następują w stylu pracy. Firmy muszą zadbać o zachowanie ciągłości biznesowej i możliwość elastycznego przełączania się między pracą zdalną a stacjonarną. Bez takich narzędzi będzie to bardzo trudne do osiągnięcia. Szczególnie że zmiany stylu pracy, wszystko na to wskazuje, zostaną z nami na dłużej. Wiele badań pokazuje, że duży odsetek pracowników biurowych po zakończeniu pandemii chce pracować w modelu hybrydowym. Cyfrowe dokumenty i wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów przyczynią się nie tylko do lepszej efektywności pracy i płynności realizacji wielu procesów. Dobry system do elektronicznego obiegu dokumentów jest kluczowy dla zapewnienia odpowiedniej ochrony danych.
Dokumenty zgromadzone w systemie DocuWare są bezpiecznie przechowywane w cyfrowej chmurze. Tylko uprawniony pracownik może mieć do nich dostęp. Co ważne, dokument wprowadzony do DocuWare pozostaje w nim trwale. Może go usunąć jedynie uprawniona osoba. System zachowuje też całą historię interakcji. Bardzo duże znaczenie mają również oczekiwania pracowników, którzy chcą mieć dostęp do optymalnej technologii. Firmy muszą wyposażyć swoje zespoły w narzędzia, które pozwolą im pracować mądrzej i będą dla nich wsparciem. Technologie, z których korzystają, nie mogą generować dodatkowych problemów. To powoduje przecież ogromne frustracje.
Ciekawe są wyniki badań zrealizowanych w Europie podczas pandemii na zlecenie Ricoh. Aż 24 proc. respondentów wskazało, że nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, aby zapewnić swoim klientom odpowiedni poziom usług. Natomiast 27 proc. przyznaje, że przez braki w tym obszarze nie może działać zgodnie z procedurami obowiązującymi w firmie.
– Na polskim rynku obserwujemy duże zainteresowanie systemami do elektronicznego obiegu dokumentów, takimi jak DocuWare – twierdzi Wojciech Jankowski. – W naszym kraju firmy najczęściej zaczynają od wdrożenia modułu Obiegu Faktur lub E-teczki Pracownika. Od kilku lat rośnie popularność rozwiązań chmurowych. W 2019 i 2020 roku zdecydowali się na nie niemal wszyscy nowi klienci. Wynika to z niższych kosztów i wygody. Firma nie musi się martwić o infrastrukturę ani o ochronę danych zgromadzonych w cyfrowym archiwum.
– Mimo nośności hasła biuro bez papieru i prób upowszechniania dokumentacji cyfrowej, trudno mówić o zmierzchu druku, kiedy wciąż tworzy się mnóstwo dokumentów, które z różnych przyczyn trzeba wydrukować – potwierdza Robert Reszkowski, Business Sales Manager w Epson Europe. – Przyszłość tej technologii co najmniej przez najbliższą dekadę jest niezagrożona. Choć rzeczywiście na skutek optymalizacji lub oszczędności staramy się drukować mniej dokumentów niż kiedyś, jednocześnie stale rośnie ilość informacji, które znajdują się w obiegu i wymagają przeniesienia na papier choćby ze względu na wymogi archiwizacji.
Od jakiegoś czasu mówi się o cyfryzacji dokumentów i ich elektronicznym obiegu. Jednak rzeczywistych zmian w tym obszarze będzie można oczekiwać dopiero wtedy, gdy zmieni się ustawodawstwo. Zwiastunem może być elektroniczna faktura czy jednolity plik kontrolny, choć na razie nie zmienia to popularności tradycyjnej dokumentacji papierowej na przykład w ochronie zdrowia czy branży prawniczej. Rzeczywiste przyspieszenie będzie pewnie kwestią dekad. Można chyba śmiało powiedzieć, że prognozy na temat zmierzchu technologii druku i całkowitej rezygnacji z obiegu papierowych dokumentów są mocno przesadzone i mimo postępującej cyfryzacji jeszcze długo biznes nie będzie w stanie obejść się całkowicie bez dokumentacji papierowej. Prawdopodobnie zmiany będą wyglądać podobnie jak w przypadku cyfrowej książki, która nie wyparła z rynku wydań papierowych, acz stała się wygodnym rozwiązaniem uzupełniającym.
Choć sam druk ma się dobrze, nie znaczy to, że technologia stoi w miejscu i wygląda tak samo jak lata temu. Między innymi Epson stale wdraża bardziej innowacyjne, przyjazne środowisku systemy oraz edukuje użytkowników. Zdając sobie sprawę z tego, że drukowanie jest ciągle potrzebne, firma zapewnia inne niż dotąd używane ekologiczne narzędzia. Od lat zdecydowanie stawia w tym obszarze na biznesową technologię atramentową, która jest bardziej oszczędna oraz mniej inwazyjna dla środowiska i użytkowników od rozwiązań laserowych. Zużywa do 83 proc. mniej energii elektrycznej i generuje bez porównania mniej odpadów eksploatacyjnych.
Jednym z rozwiązań istotnie wpływających na oszczędność prądu i papieru jest na przykład drukowanie dwustronne (które dopiero niedawno stało się standardem). Sprzęt biznesowy Epsona od początku miał opcję duplex, a obecnie ma ją także wiele urządzeń konsumenckich. Daje ona pozornie niewielkie, ale w skali globalnej – ogromne korzyści.
– Nasza firma opracowała też PaperLab: wizjonerskie rozwiązanie, które pozwala na wielokrotne wykorzystanie tego samego papieru, jego utylizację i produkcję bezpośrednio na miejscu w organizacji – zachwala Robert Reszkowski. – Dzięki temu autorskiemu urządzeniu już w ciągu trzech minut od włożenia zużytego papieru, na przykład w postaci zadrukowanych dokumentów, uzyskuje się nowe kartki A4 gotowe do ponownego użycia. Ogromną zaletą technologiczną jest minimalna ilość wody potrzebnej w tym procesie. Uzyskanie ryzy papieru wymaga jedynie pół szklanki wody. Bardzo ważne jest też bezpieczeństwo danych: przetwarzając papier na miejscu, eliminuje się wynoszenie informacji na zewnątrz, nawet w celu ich zniszczenia. Oznacza to zatem oszczędność, ekologię i bezpieczeństwo w jednym.
– Pandemia spowodowała duże zapotrzebowanie na drukowane materiały, które mają nas wspierać zarówno w pracy, jak i nauce zdalnej – przypomina Andrzej Sowiński, dyrektor zarządzający HP Inc Polska. – Należy pamiętać, że drukarki pełnią różne dodatkowe funkcje. Mogą na przykład służyć jako skanery, zwłaszcza że w ubiegłym roku popyt na papierowe kopie stał się jeszcze większy. Zaobserwowaliśmy ponowny wzrost popularności drukarek domowych.
Po wybuchu pandemii Covid-19 zmieniły się zwyczaje rodziców dotyczące drukowania. Według badań IDC ponad dwie trzecie (69 proc.) rodziców stwierdziło, iż drukują częściej (66 proc. tych wydruków to materiały edukacyjne). Aż 71 proc. zadeklarowało, że będzie drukować materiały edukacyjne również po ponownym otwarciu szkoły. HP Inc obserwuje potrzeby klientów i nieustannie wprowadza innowacje.
Między innymi bierze pod uwagę wspomniany trend. Dlatego niedawno (27 kwietnia tego roku) na polskim rynku zadebiutowało HP+, kompletne rozwiązanie do drukowania łączące sprzęt, Instant Ink i aplikację HP Smart. To wyjątkowy system drukowania oparty na technologii smart – kompatybilny, bezpieczniejszy, wydajniejszy i jeszcze bardziej zrównoważony niż kiedykolwiek wcześniej (ulepszona łączność drukarki z wykorzystaniem technologii Smart Driver i Print/Scan Doctor w systemie HP+ w porównaniu z drukarkami konsumenckimi HP bez HP+).
– Przed 2020 rokiem proces cyfryzacji był niejednokrotnie lekceważony w organizacjach ze względu na koszty czy nieuchronne konsekwencje zmiany organizacji pracy – podkreśla Andrzej Sowiński. – Trudności związane z tym procesem to przede wszystkim ograniczenia wynikające z obaw przed zmianą status quo, czyli naturalnej dla większości pracowników chęci posiadania rzeczy na papierze. Z drugiej strony przeniesienie kluczowych działalności organizacji całkowicie do sieci wymaga wdrażania niejednokrotnie wyrafinowanych narzędzi związanych z cyberbezpieczeństwem, na przykład takich jak HP Sure Click. W HP uważamy, że pandemia przyśpieszyła procesy, które już się odbywały, dlatego należy spodziewać się utrwalenia trendu paperless w przyszłości.
– Rok 2020 był czasem pandemii – dodaje Aleksandra Roszkowska-Zboina, kierownik działu druku i materiałów eksploatacyjnych w firmie dystrybucyjnej Techdata. – Dzisiaj nikt nie ma co do tego żadnych wątpliwości. W połowie marca mieliśmy do czynienia z pierwszym lockdownem, który wiązał się z przejściem przedsiębiorstw na tryb pracy zdalnej, a szkół na school-office. Wtedy zaczęły się pojawiać pytania: jak teraz będzie wyglądało nasze życie? Jakich konsekwencji można się spodziewać w sferze biznesu? Każdy kolejny miesiąc i kwartał przynosił nowe sytuacje i wątpliwości. Analizowaliśmy trendy, badaliśmy rynek. I sami staliśmy przed dylematem, jak zaplanować biznes.
Dzisiaj można już podsumować ubiegły rok. Europejski rynek IT wykazał ponad 7-proc. wzrost. Na tym tle Polska wygląda rewelacyjnie, ponieważ możemy się pochwalić wzrostem na poziomie 30 proc. (YtY według danych Contextu). Jeżeli chodzi o rynek druku w naszym kraju, 2020 okazał się rokiem wzrostów sprzedaży w porównaniu z rokiem poprzednim. Patrząc na ogólny wynik, można śmiało ocenić go bardzo dobrze. Naturalnie sytuacja jest bardziej złożona. Gdy przyjrzymy się poszczególnym kategoriom i segmentom rynkowym, nie wszędzie jest tak optymistycznie.
W marcu i kwietniu nastąpił rozkwit w segmencie produktów konsumenckich. Zarówno w części atramentowych urządzeń wielofunkcyjnych (najwyższy wzrost na tle 4 głównych kategorii), jak i atramentowych jednofunkcyjnych. Niewątpliwie był to efekt zamknięcia biur i przejścia na zdalną pracę i zdalną szkołę. Ale początek pandemii to także początek złej passy dla segmentu wyższych urządzeń laserowych i rynku przetargów. Natomiast w czwartym kwartale nastąpiło odbicie, które wyraziło się dużymi wzrostami. Biorąc pod uwagę kanały sprzedaży, również mieliśmy do czynienia z rozwojem produktów konsumenckich. W chwili zamknięcia sklepów wielkopowierzchniowych, największymi beneficjantami stały się firmy z zaawansowaną i mocną ofertą on-line. To te przedsiębiorstwa odnotowały wyraźny boom sprzedażowy.
– Czego możemy się spodziewać w tym roku? Rozpoczęliśmy go pod znakiem wielkich braków towarowych. W zasadzie nie ma producenta, który nie miałby większych lub mniejszych problemów z dostępnością towaru. Wpływ na tę sytuację miało głośne wydarzenie w Kanale Sueskim, ale również problemy w fabrykach podzespołów. W najbliższym czasie raczej nie spodziewamy się znacznego polepszenia sytuacji. Obraz rynku będzie rysowała w głównej mierze właśnie dostępność towaru. Na pewno rynek oczekuje ożywienia w sektorze przetargów publicznych. Na to liczymy w drugiej połowie roku – podsumowuje Aleksandra Roszkowska.
Mieczysław T. Starkowski
https://itreseller.com.pl/it-reseller-nr-338-2021/
