Każda złotówka przeznaczona na unowocześnienie przedsiębiorstwa powinna być dobrze wydana. Jednym z rozwiązań mogących ułatwić organizacjom przyswojenie sobie nowych technologii jest leasing sprzętu biurowego.
Jeszcze kilka lat temu pod pojęciem efektywne wykorzystanie nowych technologii krył się zakup jakiegokolwiek sprzętu elektronicznego. Głównym celem było naturalnie usprawnienie działania firmy. Obecnie wdrażanie rozwiązań new-tech jest o wiele bardziej złożonym procesem, który wielu przedsiębiorcom spędza sen z powiek.
– Postęp technologiczny sprawił, że na rynku pojawiło się wiele nowych rozwiązań, w tym produktów i usług – przypomina Katarzyna Idzkiewicz, Senior Marketing Coordinator w firmie Brother Polska. – Odpowiednio dobrane, pozwalają znacznie podnieść wydajność całej organizacji przy jednoczesnej optymalizacji kosztów. To z kolei sprawia, że wydatkowanie budżetów technologicznych powinno być oparte o dogłębne analizy dostępnych na rynku opcji. Dlatego w dzisiejszych czasach koniecznością stało się efektywne zarządzanie zasobami finansowymi przeznaczonymi na wdrażanie innowacji.
Leasing sprzętu biurowego
W dzisiejszych czasach kluczowe staje się, by każda złotówka przeznaczona na unowocześnienie przedsiębiorstwa była dobrze wydana. Nowe technologie i ich efektywne wykorzystanie determinują bowiem sukces firmy. Między innymi drukarki, skanery czy kopiarki muszą być niezawodne, mieć krótki czas przestojów, a także optymalizować procesy przepływu informacji w firmie.
Jednym z rozwiązań mogących ułatwić organizacjom przyswojenie sobie nowych technologii jest leasing sprzętu biurowego, czyli tak zwany model OpEx (Operational Expenditure). Decydując się na wydzierżawienie drukarek czy skanerów, firmy mogą liczyć przede wszystkim właśnie na optymalizację kosztów. Często partnerzy technologiczni oferują możliwość płacenia jedynie za zużycie sprzętu. Niestety, jak wynika z danych Brothera, to rozwiązanie nie jest jeszcze zbyt popularne, Na dzierżawę części sprzętu decydują się dwa na pięć przedsiębiorstw, a jedynie co szósta firma gotowa jest na wypożyczenie wszystkich urządzeń w organizacji.
Katarzyna Idzkiewicz, Senior Marketing Coordinator w firmie Brother Polska.
Innym sposobem na efektywne zarządzanie budżetem technologicznym może być optymalizacja liczby dostawców. Pozwala to sprawniej zarządzać zasobami i znacznie ułatwia czynności operacyjne. Przede wszystkim mniejsza liczba partnerów oznacza mniejsze kłopoty z integracją urządzeń i niekompatybilnością systemów. Jeszcze trzy lata temu jedno przedsiębiorstwo współpracowało średnio z ośmioma różnymi dostawcami sprzętu komputerowego w ramach całej organizacji. W ubiegłym roku było ich już sześciu, a wszystko wskazuje na to, że ta liczba nadal będzie się zmniejszać. Dwie trzecie (67 procent) przedsiębiorstw rozważało konsolidację w ciągu najbliższych trzech lat.
– Najważniejszą metodą na sukces technologiczny firmy jest jednak korzystanie z doświadczenia partnerów – uważa Katarzyna Idzkiewicz. – To przecież oni na co dzień mają styczność ze sprzętem i rozwiązaniami, a ich know how jest bezcenna. W obszarze druku oznacza to między innymi korzystanie z usług zarządzania drukiem (Managed Print Services – MPS), czyli połączenia leasingu z fachową pomocą i serwisem, które pomagają w prosty sposób zoptymalizować ten ekosystem w firmie. Na podstawie analizy potrzeb danej organizacji doradcy dopasowują odpowiedni sprzęt, a stałe monitorowanie jego wykorzystywania pozwala na usprawnienie procesów i fakturowanie na podstawie faktycznego zużycia. Przedsiębiorstwa dostają nie tylko najlepsze urządzenia dostosowane do ich indywidualnych wymagań, bez utraty wewnętrznych zasobów i czasu na bieżącą obsługę sprzętu, ale również specjalistyczną wiedzę dostawcy.
Ocena infrastruktury druku
Zapotrzebowanie na systemy do zarządzania urządzeniami do druku na odległość znacznie wzrosło w ciągu ostatnich kilkunastu miesięcy. Coraz więcej klientów jest zainteresowanych korzystaniem ze wspomnianych usług zarządzania drukiem. Decydując się na to rozwiązanie, przedsiębiorca godzi się na przeprowadzenie oceny dotychczasowej infrastruktury druku i na jej podstawie eksperci Brother indywidualnie dopasowują zestaw urządzeń do potrzeb biznesu. Po stronie dostawcy leży dbałość o dostarczenie materiałów eksploatacyjnych oraz umożliwienie wykorzystania technologii bezprzewodowych i chmury.
– Przez intensywny proces przejścia na tryb pracy zdalnej lub hybrydowej, w ostatnich latach swoisty rozkwit przeżywają technologie chmurowe – dodaje Krzysztof Mertowski, ekspert w firmie Brother Polska. – Rozbudowa infrastruktury chmurowej zaczęła odbywać się bardzo dynamicznie ze względu na rosnące potrzeby wykorzystania zasobów online przez znaczną większość organizacji. Zmiany w modelu wykonywania obowiązków służbowych wymogły na przedsiębiorstwach inwestycje w digitalizację procesów, w tym w cyfrową bezpieczną możliwość przechowywania plików i dokumentów. Chcąc zapewnić ciągłość pracy bez spadku wydajności pracowników, warto pamiętać, że ta transformacja musi również dotyczyć druku.
Firmy korzystające z MPS zyskują pełną kontrolę nad kosztami związanymi z drukowaniem dokumentów. Ważnym aspektem tej usługi jest zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa, które uzyskuje się dzięki stałemu monitorowaniu potencjalnych źródeł ryzyka. Pozwala to sprawnie wykrywać słabe punkty ekosystemu druku, które mogłyby stać się potencjalnym zagrożeniem.
To rozwiązanie jest w pełni skrojone pod wymagania firmy i można je stale optymalizować – tak, by sprostać realnym potrzebom biznesu w czasie rzeczywistym. System zarządzania drukiem jest również rozwiązaniem sprzyjającym ekologii. Dzięki monitorowaniu procesu druku firma może zredukować ślad węglowy, co pozytywnie wpływa również na koszty. Warto też pamiętać, że usługa MPS może obejmować recykling materiałów eksploatacyjnych, dzięki czemu minimalizuje ilość elektroodpadów generowanych przez przedsiębiorstwo.
Znaczna część biznesów stara się sprostać wymogom rewolucji technologicznej i sprawnie wdrażać zintegrowane systemy pozwalające na elastyczną pracę. Efektywne zarządzanie przepływem dokumentów papierowych i cyfrowych jest niezwykle istotne w zachowaniu płynności i ciągłości pracy, przy zachowaniu wysokiej wydajności pracowników. Elastyczność dostępnych usług, które w swojej ofercie posiada firma Brother, sprawia, że przedsiębiorstwa są w stanie zoptymalizować swoje koszty przy najbardziej odpowiednim dla nich modelu pracy.
– Gdy urządzenia nie są wykorzystywane lub są używane w zmniejszonym zakresie, pracodawcy płacą mniej lub nie płacą wcale za dane usługi – wyjaśnia Krzysztof Mertowski. – Obecnie prawie 60 proc. sprzedaży urządzeń biznesowych Brothera to sprzedaż kontraktowa. Co ciekawe, sektor publiczny wykazuje znaczne zainteresowanie tego typu współpracą z producentami i dostawcami usług druku. Zauważyliśmy również, że zmiany zachodzące na rynku powodują, iż klienci indywidualni w coraz większym stopniu są zainteresowani rozwiązaniem subskrypcyjnym. Stawiamy sobie za priorytet zapewnienie również tym użytkownikom możliwie najlepszych rozwiązań w obszarze druku, dlatego obecnie intensywnie pracujemy nad stworzeniem usług dopasowanych do ich potrzeb.
Przejście do chmury
– Praca hybrydowa niesie z sobą nowe wyzwania w zarządzaniu sprzętem, także drukującym – podkreśla Mateusz Wasilewski, Category Manager w firmie HP Inc Polska, Print. – Coraz większe znaczenie zyskuje możliwość zdalnego druku czy cyfryzacji dokumentów. Takie opcje daje nam HP Smart App. Większym zainteresowaniem cieszy się także usługa subskrypcji druku HP Instant Ink. Program ten pozwala na oszczędności na tuszu, nawet do 70 proc. Co więcej, klienci doceniają wygodę, jaką daje dostawa do domu oraz fakt, że kolejny wkład zamawiany jest automatycznie, zanim skończy się poprzedni. Dzięki temu zapobiegamy sytuacji, gdy użytkownikowi niespodziewanie kończy się toner czy atrament. Program HP Instant Ink ma już na świecie 10 milionów subskrybentów, a wzrost rok do roku wyniósł 30 proc[1].
W związku z większym rozproszeniem przedsiębiorstw rośnie popularność usług Managed Print Services. Kluczowym komponentem w usługach zarządzania drukiem jest przejście do chmury. Dzięki niej użytkownicy mogą drukować oraz digitalizować dokumenty niezależnie od tego, gdzie są i z jakiego urządzenia korzystają.
Mateusz Wasilewski, Category Manager HP Inc Polska, Print.
HP MPS to kompleksowe rozwiązanie łączące oprogramowanie, dostawę materiałów eksploatacyjnych i oczywiście urządzenia wraz z ich utrzymaniem. Usługa pozwala również łatwiej monitorować liczbę drukowanych stron, dzięki czemu łatwiej też optymalizować użycie zasobów. Dodatkowo technologia HP Wolf Security dba o bezpieczeństwo korzystania z usług, co jest szczególnie istotne w czasach, gdy ataki cyberprzestępców są coraz bardziej wyrafinowane.
Klient nie musi kupować
– W coraz popularniejszym modelu dzierżawy z umową serwisową rozliczane jest używanie, a nie posiadanie urządzenia – podkreśla Robert Reszkowski, Business Sales Manager w firmie Epson Polska. – Klient nie musi kupować sprzętu. Jest on dzierżawiony przez partnera w ramach długoletniego kontraktu serwisowego. Decydując się na MPS, użytkownik otrzymuje usługę szytą na miarę, co zapewnia stuprocentowe zaspokojenie potrzeb użytkownika.
W początkowym okresie pandemii nastąpiło wyraźne zmniejszenie popytu na druk w modelu usługowym. Było to związane z tym, że ta oferta była skierowana głównie do użytkowników biznesowych, i to drukujących w średnich i większych nakładach. Od czasu powrotu do biur odnotowuje się jednak bardzo istotny wzrost zainteresowania rozwiązaniami usługowymi.
Dążąc do zmniejszenia kosztów, firmy coraz częściej decydują się na skorzystanie z takiej oferty. Usługi zarządzania drukiem w przedsiębiorstwach stanowią bezpośrednią odpowiedź na problemy polskich przedsiębiorstw związane z szeroko pojętym drukowaniem. Należą do nich zakup materiałów eksploatacyjnych oraz koszty ich utrzymania, niedostateczna przejrzystość kosztów druku i uciążliwy serwis urządzeń.
Robert Reszkowski, Business Sales Manager w firmie Epson Polska.
Efektem wdrożenia takiego rodzaju rozwiązań najczęściej jest redukcja niepotrzebnych wydatków i strat związanych z tworzeniem dokumentów, optymalizacja infrastruktury, a nawet zmniejszenie floty urządzeń, co również przekłada się na dodatkowe oszczędności. W przypadku outsourcingu druku eliminuje się też konieczność utrzymywania zasobów zarówno ludzkich, jak i magazynowych, do zapewnienia ciągłości pracy urządzeń. Możliwość skalowania środowiska druku, wraz z rozwojem firmy, zapewnia organizacjom większą wydajność i rentowność.
– Dodatkowo można korzystać z wielu rozwiązań usprawniających przepływ pracy (workflow), które pomagają zwiększyć rentowność firmy – mówi Robert Reszkowski. – Epson Open Platform, Epson Print Admin, Document Capture Pro i Epson Device Admin oferują zaawansowane funkcjonalności, dzięki którym urządzenia z rodziny WorkForce Enterprise i WorkForce RIPS stają się czymś więcej niż tylko drukarką i skanerem. W połączeniu z zaletami modeli biznesowych, usługi zarządzania drukiem to najlepsze rozwiązanie, pozwalające na połączenie przewidywalności i rozłożenia w czasie wydatków ze stabilnym i bezpiecznym przebiegiem procesu. Kluczowa jest nie tylko kontrola kosztów, ale też możliwość zdalnego zarządzania urządzeniami, co pozwala partnerowi (dostawcy) przejąć większość obowiązków związanych z obsługą floty urządzeń.
Poza wygodą i niezawodnością, takie rozwiązanie jest również dobre z punktu widzenia przewidywalności wydatków na utrzymanie zaplecza IT. Księgowość nie musi rezerwować dodatkowych środków finansowych na nieoczekiwane serwisy czy konieczność zakupu urządzeń. Rozliczanie transakcji w ramach kosztów operacyjnych pozwala klientowi na optymalizację budżetową. Natomiast dla partnera stanowi to komfort prognozowania przychodów. Zaś dla obu firm długofalowa relacja biznesowa oznacza poczucie bezpieczeństwa i możliwość skierowania zasobów na rozwój właściwego biznesu. Umowa gwarantuje ciągłość pracy urządzeń w najwyższym stopniu ich sprawności.
W kontekście systemów MPS trzeba pamiętać, że integrowane przez nie urządzenia wielofunkcyjne to obecnie znacznie więcej niż tylko sprzęt drukujący. Dzięki zaawansowanym narzędziom do skanowania i dystrybucji dokumentów cyfrowych stają się one centrami obiegu dokumentów łączącymi sferę cyfrową i analogową, pozwalając skutecznie współdzielić informacje. Świadome wykorzystanie tego faktu pozwala – przy użyciu drukarek jako platformy – implementować rozwiązania niosące szersze możliwości niż druk. Jednocześnie urządzenia drukujące są obiektem zainteresowania cyberprzestępców, co stawia przed integratorami kolejne wyzwania, dając możliwość oferowania usług dodatkowych, zapewniających klientom poczucie bezpieczeństwa.
– Wśród przedsiębiorców z roku na rok rośnie świadomość potrzeby uszczelniania systemów przed ewentualnymi wyciekami wrażliwych informacji. Epson zdaje sobie sprawę z powagi sytuacji. Dlatego od wielu lat dostarcza swoje urządzenia z narzędziami, które już na poziomie sprzętowym, na przykład w postaci modułów autoryzacyjnych, pozwalają na odpowiednie zabezpieczenie systemu obiegu informacji. Co więcej, administratorzy otrzymują pełen zestaw rozwiązań software’owych, które umożliwiają zarządzenie flotą (także składającą się z urządzeń od innych producentów) w taki sposób, by minimalizować zarówno ryzyko wycieków informacji, jak i kosztownych przestojów sprzętu – zapewnia Robert Reszkowski.
Przejdź na wydatki operacyjne (OpEx)
Zazwyczaj firmy samodzielnie inwestują w sprzęt technologiczny, co wymaga od nich znacznych nakładów kapitałowych związanych zarówno z zakupem, jak i bieżącymi wydatkami operacyjnymi i serwisowymi (O&M). Takie inwestycje mogą stanowić duże obciążenie dla przedsiębiorstw. Dodatkowo zakupione aktywa szybko tracą na wartości.
Jednak nadal istnieje znaczna liczba przedsiębiorców, którzy nie leasingują jeszcze sprzętu i decydują się na samodzielną inwestycję. W szczególności dotyczy to mniejszych przedsiębiorstw z sektora MŚP, zatrudniających od 10 do 49 pracowników, z których tylko około jedna trzecia (34 proc.) wynajmuje jakikolwiek sprzęt. Firmy dzierżawiące urządzenia wymieniają trzy wyraźne korzyści takiego rozwiązania: większą efektywność finansową, oszczędność czasu pracy oraz posiadanie optymalnego rozwiązania z najbezpieczniejszą i najnowocześniejszą technologią.
Trend w kierunku modelu OpEx jest widoczny również w obszarze druku. Coraz więcej firm zaczyna korzystać z Usług Zarządzania Drukiem (MPS), często leasingując urządzenia drukujące w oparciu o wcześniejszej przeprowadzoną analizę potrzeb. Korzystają przy tym ze stałego monitorowania, które umożliwia optymalizację procesów, automatycznego uzupełniania atramentu i tonera, konserwacji oraz w razie potrzeby naprawy, a także fakturowania na podstawie użytkowania. W ostatecznym rozrachunku zapewnia to firmom najlepsze urządzenia dostosowane do ich indywidualnych potrzeb, bez utraty wewnętrznych zasobów i czasu na bieżącą konserwację.
Przejście na model OpEx pozwala na większą elastyczność w zakresie doboru urządzeń do potrzeb biznesu. Zmniejsza się też ryzyko pozostania z niepotrzebnym sprzętem na stanie. Ten model działania umożliwia małym i średnim przedsiębiorstwom zlecanie usług serwisowych dostawcom. Złożoność środowiska druku spowodowała wzrost znaczenia dostawców technologii w ostatnich latach. Wiele firm z sektora MŚP dąży do zmniejszenia liczby podwykonawców i ułatwienia procesu zarządzania swoim pakietem technologicznym. Praca z mniejszą liczbą dostawców pozwala przedsiębiorstwom nawiązać bliższe relacje, a co za tym idzie – lepiej wykorzystać fachową wiedzę ekspertów. Skuteczne wdrożenie to tylko połowa sukcesu. Kadra menadżerska musi rozumieć technologie niezbędne do stworzenia optymalnych przepływów pracy (workflow) oraz posiadać wiedzę o sposobach bezpiecznego i zrównoważonego ich implementowania.
