W przypadku pracy hybrydowej organizacje finansowe muszą przyjąć nowe podejście do ochrony danych poufnych przechowywanych w formie cyfrowej, papierowej lub w obu tych wariantach. Według firmy analitycznej IDC, 53% procesów związanych z obiegiem dokumentów w sektorze finansowym wiąże się z drukowaniem. Jednak wiele organizacji nie ma wystarczających możliwości, żeby śledzić wydruki i kopie papierowe, zwłaszcza dotyczy to pracowników, którzy mogą pracować na zmianę w domu i w biurze.
Z punktu widzenia regulacji prawnych oraz procesów w firmie (workflow), informacje drukowane nadal odgrywają ważną rolę w branży finansowej. Według badania firmy analitycznej IDC, 53% procesów związanych z obiegiem dokumentów finansowych wymaga drukowania. Aby usprawnić ich przepływ, potrzebne są inteligentne rozwiązania pozwalające na zdalne zarządzanie dokumentami, infrastrukturą druku i jej bezpieczeństwem. Zwłaszcza w dzisiejszych czasach, kiedy praca zdalna czy hybrydowa stała się standardem na rynku pracy.
Niestety większość organizacji finansowych nadal korzysta z systemów, które są przestarzałe i nieefektywne. W związku z tym jednym z największych wyzwań dla nich staje się zbudowanie bezpiecznego środowiska IT, które będzie odpowiednio chronić klientów oraz ich wrażliwe dane przechowywane zarówno w formie cyfrowej jak i papierowej.
Często pomijanym aspektem bezpieczeństwa danych są inteligentne urządzenia drukujące. Wyposażenie maszyn w technologie IoT umożliwia przechowywanie informacji w samym urządzeniu lub w dedykowanej mu chmurze i pozwala na całkowitą kontrolę wydruków. W czasie pandemii, kiedy wszyscy zaczęli pracować zdalnie, drukarki biurowe były rzadko używane, co spowodowało opóźnienia w planowanej konserwacji lub jej całkowity brak. W związku z tym urządzenia sieciowe były narażone na cyberataki i wyciek wrażliwych danych poza organizację.
– Biurowe inteligentne urządzenia drukujące mogą stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa informacji w firmie, jeśli brakuje im regularnych aktualizacji oprogramowania i odpowiednich ustawień kontroli dostępu – mówi Mariusz Ożarowski Managing Director Lexmark Polska. – W Lexmark szczególną uwagę zwracamy na odpowiednie zabezpieczenie danych wysyłanych do drukarek. Stosujemy wbudowane technologie potwierdzenia tożsamości użytkownika takie jak logowanie sieciowe lub za pomocą identyfikatora, a nawet uwierzytelnianie dwuskładnikowe.
Lexmark współpracuje z opartym na chmurze rozwiązaniem innerActiv firmy OnGuard System, który zapewnia pełny wgląd w wykorzystanie dokumentów i ryzyko behawioralne w celu zapobiegania złośliwemu lub przypadkowemu wyciekowi danych w formie cyfrowej lub papierowej. InnerActiv może monitorować wszystkie pliki, do których uzyskano dostęp, wysłane do druku z punktu końcowego do dowolnej drukarki lub obsługiwane w samej drukarce. Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) może być również wykorzystane do oznaczenia słów kluczowych lub fraz, które mogą sprawić, że dany wydruk jest warty uwagi.
Na przykład, innerActiv może wykrywać sytuacje i alarmować, gdy użytkownik:
- uzyskał dostęp do wyjątkowo dużej ilości informacji o kontach klientów w określonym czasie;
- wydrukował informacje o koncie z niezatwierdzonego urządzenia domowego;
- wydrukował dokument bezpośrednio z urządzenia wielofunkcyjnego, omijając sieć;
- zeskanował lub skopiował zabezpieczony dokument, tworząc dodatkowe kopie papierowe lub zapisując nową kopię cyfrową.
Przepisy dotyczące pracy z domu przyspieszyły transformację cyfrową w branży finansowej, ale w miarę przechodzenia na nowy, hybrydowy sposób pracy, kluczową częścią strategii musi być bezpieczeństwo druku.
