Stwierdzenie „czas to pieniądz” trąci banałem. Jest ono jednak wyjątkowo aktualne dzisiaj, w epoce cyfryzacji. Umiejętność szybkiego dostosowania się do zmian, to coraz częściej nie tylko kwestia finansów – zysku lub straty, ale być albo nie być dla przedsiębiorstwa. Nieustanne innowacje i rosnące oczekiwania klientów narzucają konieczność szybkiego dostosowywania się do nowych warunków gry. W firmach, gdzie procesy są złożone, a systemy wspomagające ich realizację są niespójne, może zabraknąć czasu na przeprowadzenie zmian. Przekonało się o tym wielu gigantów. Przykładowo, od 2009 r. z giełdowego indeksu największych spółek FTSE100 znikła aż połowa.
Przedsiębiorstwa, które nie potrafią działać wystarczająco szybko by stawić czoła zmianom, nie będą w stanie rywalizować na współczesnym cyfrowym rynku. Nie znikną one wprawdzie z dnia na dzień, w ostatecznym rozrachunku czekają je jednak poważne problemy – spadek przychodów, gorączkowe poszukiwanie głęboko zakorzenionych problemów oraz stałe pogarszanie się sytuacji. Na przeciwnym biegunie znajdują się firmy, które mają odwagę na wprowadzanie zmian i wykorzystują ich tempo jako atut w rywalizacji z konkurencją. Przed takimi organizacjami otwierają się ogromne możliwości.
Na kłopoty: chmura, automatyzacja i integracja
Aby móc reagować na zmieniające się potrzeby klientów, firmy muszą mieć łatwy wgląd w liczne, powiązane ze sobą źródła danych i być w stanie szybko działać na ich podstawie. Kluczem do efektywnego rozwoju jest umiejętność takiego spojrzenia na prowadzony biznes, które obejmie wszystkie jego główne aspekty – dane naszej organizacji, informacje o klientach oraz o dostawcach i innych kooperantach. Dyrektor finansowy, gdy chce sprawdzić produktywność pracowników, powinien móc uzyskać dostęp do danych kadrowych w ciągu kilku sekund. Natomiast dyrektor HR chcąc zweryfikować korzyści wynikające z zatrudnienia nowego pracownika, powinien móc łatwo uzyskać dane z obszaru finansów.
Mimo iż na poziomie koncepcyjnym są to dosyć proste zagadnienia, to jednak ich realizacja niejednokrotnie stanowi duże wyzwanie. Główną przeszkodą jest zwykle niedoinwestowany back-office, obsługiwany przez systemy informatyczne pochodzące z ubiegłego wieku. To tutaj obsługiwane są bardzo ważne funkcje, obejmujące procesy kadrowe, finansowe i związane z łańcuchem dostaw. Brak efektywności w tych obszarach jest bardzo często mocno odczuwalny dla całej firmy. Efektywna komunikacja pomiędzy liderami obszarów biznesowych, prowadzona w sposób spójny i zrozumiały dla wszystkich stron, wymaga wsparcia przez zintegrowane systemy klasy ERP, SCM i HCM. Wygodną metodą dojścia do takiego modelu jest migracja do chmury oferującej wsparcie wszystkich wymienionych obszarów. Dzięki temu firma ma nie tylko wszystkie dane w jednym miejscu, ale również dysponuje elastycznym, skalowalnym środowiskiem do wprowadzania zmian.
Jednakże to może nie wystarczyć. Zadania takie jak administracja kadrowa, sprawozdawczość finansowa, rozrachunki z dostawcami i odbiorcami i wiele innych, często prostych, powtarzalnych czynności, pochłaniają dużo czasu i zasobów. Pracownicy zamiast poświęcić czas zadaniom generującym prawdziwą wartość, tracą go na czasochłonne zadania o niskiej wartości dodanej. Przeszkodami dla zmiany w tym zakresie jest niejednokrotnie opór tkwiący w jej kulturze organizacyjnej i obawa utraty pracy oraz stosowane od lat sprawdzone procesy.
Aby pokonać ten opór, przedsiębiorstwa powinny postawić na upraszczanie, standaryzację i automatyzację za pomocą aplikacji wykorzystujących sztuczną inteligencję i automatyczne uczenie. Aplikacja z funkcją automatycznego uczenia może na przykład bez ingerencji człowieka łatwo zatwierdzać wydatki służbowe i oznakowywać te, które wymagają dalszej analizy. Zintegrowane, chmurowe systemy back-office stanowią silny fundament dla stworzenia spójnych procesów, które działają samodzielnie i bardziej efektywnie, a przy tym obejmują całe przedsiębiorstwo.
W jedności siła
Za pomocą integracji danych i automatyzacji procesów można przeprowadzić prawdziwą transformację. Właściwe narzędzia pozwolą liderom biznesowym uzyskać niedostępny dotychczas wgląd w operacje, dzięki czemu mogą oni optymalizować procesy, podnosić wydajność i z większą precyzją przewidywać zmiany. Możliwości te pojawiły się w idealnym momencie. Prawie trzy czwarte menedżerów z działów kadr i finansów ma trudności z koncentracją na strategicznym rozwoju ze względu na brak współpracy i zbyt dużą krótkowzroczność. Mając jedno, wspólne źródło precyzyjnych danych, liderzy biznesowi nie będą już zmuszeni do podejmowania decyzji jedynie w oparciu o ich doświadczenie i intuicję.
Będą też mogli wykorzystać bardziej zaawansowane narzędzia. Za pomocą modelowania predykcyjnego można prognozować potrzeby budżetowe i kadrowe oraz szybko reagować i zapobiegać przyszłym kryzysom. Rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji potrafią też wydobywać informacje z olbrzymich ilości danych zewnętrznych, które standardowo nie byłyby dostępne dla przedsiębiorstwa. Wszystko to pozwala podejmować decyzje oparte w większym stopniu na sprawdzonych danych i na ich podstawie rozwijać firmę.
“Im bardziej złożone procesy biznesowe, tym trudniej o zintegrowany obraz działalności przedsiębiorstwa. Im gorszy wgląd w organizację, tym trudniej jest prowadzić efektywną działalność. Dysponując podejściem nastawionym na zintegrowane rozwiązania wspierane przez automatyzację, można opracować strategię na poziomie zarządczym i szybko wdrożyć ją aż po najniższy szczebel organizacji. Właśnie takie podejście pozwala firmom wyprzedzać zmiany i rozwijać się szybciej od konkurencji.” – w szczególności podkreśla Tomasz Zubrzycki z Oracle Polska.
