Krótszy czas realizacji zamówień, redukcja kosztów operacyjnych, poprawa jakości obsługi klientów – to tylko kilka korzyści biznesowych, jakie przyniosło hurtowni produktów leczniczych Target wdrożenie oprogramowania do zarządzania magazynem Comarch WMS. Jego skuteczność potwierdza również fakt, że firma stale rozbudowuje system o kolejne moduły, ponieważ dotychczasowe wyniki pokazują, że narzędzie informatyczne przyspiesza proces digitalizacji i jest filarem rozwoju biznesu.
Comarch WMS nie jest jedynym systemem z „rodziny Comarch” wdrożonym w firmie Target. Pracownicy korzystają również z programu ERP XL oraz modułu do raportowania Business Intelligence. Natomiast przedstawiciele handlowi w swoich codziennej pracy używają aplikacji Comarch Mobile Sprzedaż. Firma Target jest jednym z klientów Comarch o najdłużej historii współpracy. Dokładnie osiemnaście lat temu w hurtowni został uruchomiony system Comarch ERP Optima.
Sukces leży na magazynowych półkach
Hurtownia target nieustannie się rozwija, rozszerzając asortyment, a także obsługując kolejne rynki. Już teraz współpracuje z ponad 2,5 tys. aptek i sklepów medycznych, domami pomocy społecznej oraz szpitalami, realizuje kilka tysięcy zamówień i wystawia kilkaset faktur dziennie. A liczba klientów regularnie się powiększa i będzie się powiększać – nie tylko dlatego, że popularność suplementów i leków bez recepty, czyli tzw. OTC (z ang. over-the-counter), w Polsce nie słabnie, ale przede wszystkim za sprawą szybkiego reagowania na zmieniające się warunki rynkowe i podejmowania trafnych decyzji przez zarząd firmy Target.
Decyzja o wdrożeniu systemu Comarch WMS dojrzewała w naszej firmie od dłuższego czasu, ale zawsze była odkładana ze względu na inne potrzeby inwestycyjne. Na pewnym etapie działalności okazało się, że konieczna jest redukcja kosztów, które moglibyśmy zainwestować w dalszy rozwój firmy oraz oferować lepsze warunki finansowe dla pracowników. I wtedy postanowiliśmy zrealizować plan uruchomienia informatycznego narzędzia do zarządzania pracą magazynu. Doszliśmy do wniosku, że bez systemu WMS rozwój sprzedaży wyhamuje, ponieważ obsługa magazynu nie będzie w stanie zrealizować wszystkich zamówień, a sprzedaż jest filarem działalności hurtowni. Zdecydowaliśmy się przeprowadzić analizę biznesową możliwości Comarch WMS, która pokazała, że uruchomienie systemu przyniesie oszczędności porównywalne z wynagrodzeniami dla czterech pracowników – opisuje Piotr Turliński, właściciel firmy Target. Od razu chcę zaznaczyć, że osoby, których obowiązki „przejął” system Comarch WMS dalej pracują w firmie, tyle że na innych stanowiskach. Ich doświadczenie jest bezcenne dla dalszego rozwoju organizacji.
Szybciej, dokładniej, bezpieczniej
Oszczędności i finansowy aspekt to nie jedyne korzyści wdrożenia Comarch WMS. Wraz z uruchomieniem systemu poprawiła się jakość pakowania towarów i przygotowywania przesyłek, co przełożyło się na spadek składanych reklamacji o 90 proc. Reklamacje, które teraz są składane wynikają raczej z pomyłek zamawiającego, a nie z błędów pracowników magazynu. Klienci często zamawiają niewłaściwą ilość danego towaru lub w ogóle zapominają wpisać go do formularza.
Mniejsza liczba reklamacji pozwoliła nam również na optymalizację zatrudnienia, ponieważ nie ma już konieczności zatrudniania, ani w magazynie ani w dziale obsługi klienta, osób dedykowanych do obsługi zgłoszeń. Zyskuje też wizerunek firmy, ponieważ klienci otrzymują bezbłędnie skompletowane zamówienia – podkreśla Piotr Turliński.
Praca z systemem Comarch WMS gwarantuje niemal aptekarską dokładność przy realizacji zamówienia, która jest niezbędna w branży handlu produktami leczniczymi. Pracownicy magazynu korzystają z kolektorów, które sczytują z opakowań kody QR z datą ważności oraz serią produktów. Nie muszą już wzrokowo kontrolować towarów, często różniących się od siebie jedynie dawką czy ilością w opakowaniu, z numerami partii niekiedy wytłoczonymi, a nie wyraźnie wydrukowanymi na opakowaniu. Dodatkowo system udostępnia im informacje o dokładnej lokalizacji w magazynie konkretnej partii towaru. Mobilne urządzenia „podpowiadają”, z którego regału i z której półki towar ma być pobrany. Taka funkcjonalność pozwala na szybsze kompletowanie zamówienia i wydawanie towarów z magazynu oraz minimalizuje ewentualne pomyłki pracowników, co w znacznym stopniu zwiększa efektywność pracy.
Zakup kolektorów był nie tylko związany z optymalizacją i digitalizacją pracy w magazynie ale również rygorystycznymi przepisami unijnymi, które zaczną obowiązywać w 2025 roku. Nakazują one hurtowniom artykułów medycznych na wczytywanie wyrobów, dat ważności i serii przy użyciu kodów QR.
Specyfika branży lekowej z każdym dniem wymaga od nas zwiększonej czujności i dokładności przy obrocie takim towarem. Postanowiłem wyprzedzić potrzebę i już teraz wdrożyć system magazynowy, aby być gotowym, kiedy wejdą w życie kolejne przepisy krajowe oraz unijne związanie z kontrolowaniem i raportowaniem obrotu wyrobów medycznych – tłumaczy Piotr Turliński.
Porządek w e-dokumentach
Za sprawą nowego oprogramowania uniezależniono prace magazynowe od dokumentów tworzonych w biurze i zlikwidowana została obsługa papierowa magazynu. Zniknął też problem niewysłanych faktur, które z powodu brakujących bądź niezgodnych informacji musiały czekać do następnego dnia na skorygowanie przez pracowników biura. Teraz, gdy pojawią się np. niezgodności w dostawie, informacja o tym jest natychmiast przekazywana do biura, podobnie jak informacja o zakończeniu przyjęcia. Przyspieszyło to proces przyjmowania dostaw. Natomiast fakt, że pracownicy magazynu nie muszą już odwiedzać biura, by odebrać dokumenty handlowe, czy czytać e-maili wysyłanych przez biuro obsługi klienta (Comarch WMS niemal całkowicie zlikwidował wymianę e-maili pomiędzy tymi jednostkami) znacząco wpłynął na ogólne przyspieszenie pracy całego magazynu.
Podobny zresztą skutek przyniosła automatyzacja innych procesów – fakturowania i wysyłki. W pierwszym przypadku – za sprawą Comarch WMS, faktury sprzedaży są generowane niezależnie od godzin pracy biura, a inicjowanie fakturowania odbywa się samo po zatwierdzeniu dokumentu magazynowania (w konsekwencji firma mogła ograniczyć liczbę stanowisk na dziale fakturowania). Jeśli chodzi o wysyłkę, to oprogramowanie automatycznie generuje listy przewozowe dla wysyłek spedycyjnych czy grupuje faktury z podziałem na kierowców i trasy.
Pozbycie się dokumentów w formie papierowej to olbrzymie ułatwienie zarówno dla magazynierów, jak i pracowników działu księgowości, ale również nasza zielona cegiełka w odbudowie środowiska naturalnego. Nie musimy drukować zleceń, formularzy czy też zamówień. Odkąd zaczęliśmy korzystać z tych funkcjonalności Comarch WMS zmniejszyliśmy zużycie papieru o 60 procent – zauważa Piotr Turliński.
