Pandemia COVID-19 gwałtownie przyspieszyła procesy cyfryzacji w firmach. Wśród polskich przedsiębiorców najwięcej wprowadzonych zmian miało umożliwić pracę zdalną – tak odpowiedziało 56% respondentów ankiety przeprowadzonej na potrzeby raportu “Trusted Economy w nowej rzeczywistości. Ograniczanie ryzyka związanego z szybką cyfryzacją”, przygotowanego przez kancelarię prawną Deloitte Legal wspólnie z Obserwatorium.biz i Asseco Data Systems. Drugim najczęstszym obszarem (51%), w ramach którego realizowane były projekty digitalizacyjne, były procesy wewnętrzne w firmie, dotyczące obiegu dokumentów i podpisywania umów online.
“Obserwujemy zwiększone zainteresowanie biznesu digitalizacją, a jej odbiór jest zdecydowanie lepszy niż przed wybuchem pandemii. Dotyczy to zwłaszcza sektora finansowego – banków i spółek leasingowych, gdzie zdalne zarządzanie i podejmowanie decyzji są obecnie mocno eksplorowane. Również branże takie, jak human resources, które wcześniej nie do końca widziały potrzebę digitalizacji, zastanawiają się teraz, jak cyfryzować procesy podpisywania umów, aby zachować zgodność z rygorami kodeksu cywilnego. Potrzeba realizowania tzw. spraw back office’owych zdalnie jest również bardzo duża” – powiedział dyrektor sprzedaży projektów kluczowych Asseco Data System Artur Miękina, cytowany w komunikacie.
Rewolucja cyfrowa w poszczególnych obszarach życia była mocno zaawansowana już przed wybuchem pandemii. W Polsce szczególnie wysokim poziomem w zakresie digitalizacji mógł się pochwalić rynek finansowy. Dodatkowo działania podjęte w zakresie administracji publicznej pozwoliły zwiększyć liczbę obywateli korzystających z profilu zaufanego – publicznego narzędzia e-identyfikacji oraz liczbę dostępnych e-usług publicznych. W całej Europie zwiększała się systematycznie liczba dostawców usług zaufania, funkcjonujących w ramach prawnych zdefiniowanych przez unijne rozporządzenie w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym, czyli tzw. eIDAS. Z drugiej strony, choć elektroniczny obieg dokumentów charakteryzował sposób organizacji wewnętrznej znacznej części przedsiębiorstw, nie przekładał się jednak na ich bezpieczną i wiarygodną wymianę między poszczególnymi podmiotami gospodarczymi i nie miał charakteru transgranicznego, wskazano również.
W okresie od marca do września 2020 r., kiedy najsilniej dało się odczuć ograniczenia wynikające z pandemii COVID-19, wiele przedsiębiorstw oraz jednostek administracji publicznej zostało zmuszonych do przeprowadzenia przyspieszonych procesów cyfryzacyjnych. Zaistniała sytuacja nie tylko wzmogła istniejący już wcześniej trend przenoszenia komunikacji czy pracy do formuły zdalnej, ale wymusiła digitalizację w obszarze transakcji – oświadczeń woli, identyfikacji czy podpisywania umów.
“W tych obszarach już od pewnego czasu mieliśmy do dyspozycji europejskie regulacje jak eIDAS, wprowadzające narzędzia w postaci usług zaufania i elektronicznej identyfikacji. Koronawirus na bieżąco weryfikował, na ile spełniają one swoją funkcję i czy rzeczywiście są wykorzystywane, a na ile firmy czy administracja publiczna stosowały jednak rozwiązania doraźne czy zastępcze. Nowa postcovidowa normalność wymaga, aby wiele z wypracowanych procesów technicznych i prawnych zostało z nami na dłużej, ale to będzie oznaczało konieczność rewizji podejścia biznesu i regulatorów do wykorzystania usług zaufania i eID, aby stały się jeszcze powszechniejsze i bardziej użyteczne” – podkreśliła partner, CE Legal Leader Deloitte Legal Simina Mut.
44% respondentów wskazało, że ich firmy realizowały projekty związane z cyfryzacją szeroko rozumianego obszaru zarządzania kadrami (HR). Z drugiej strony, w pozostałych obszarach wciąż jeszcze firmy nie zdecydowały się na wdrożenie narzędzi cyfrowych, mimo że prawo w dużej mierze daje taką możliwość.
“O niewykorzystanej szansie można mówić w przypadku firmy z branży utilities i telco. Spośród czołowych polskich dostawców energii i gazu jedynie dwóch pozwala potencjalnym klientom na zdalne podpisanie umowy. Podobnie wygląda rynek operatorów komórkowych. Jedynie w dwóch przypadkach proces zakupu może się odbyć całkowicie zdalnie, łącznie z podpisaniem umowy, ale trzeba zaznaczyć, że nie są to ‘standardowe’ oferty, tylko produkty skierowane do wybranych segmentów rynkowych. Równie niewielu dostawców oferujących dostęp do internetu oraz pakietów telewizyjnych umożliwia elektroniczne zawarcie umowy” – dodał partner z Obserwatorium.biz Miłosz Brakoniecki.
Aktualnie podstawowym narzędziem ułatwiającym zdalne prowadzenie biznesu jest podpis elektroniczny. W Polsce jest aktywnych ponad 600 tys. certyfikatów kwalifikowanych, co jednak cały czas kontrastuje z liczbą wydanych kart płatniczych (43 mln sztuk, czyli zdecydowanie więcej niż jedna karta na jednego dorosłego mieszkańca kraju), które są produktami masowymi. Trzeba jednak zaznaczyć wzrost o ok. 100 tys. certyfikatów (17%) w skali rok do roku. Oznacza to, że rewolucja “paperless” jest jeszcze daleko w tyle za szybko postępującą w naszym kraju rewolucją “cashless”, podano również.
Najczęściej (63%) wymienianym dokumentem, do sporządzenia którego wykorzystywany jest podpis elektroniczny, jest roczne sprawozdanie finansowe. Po 61% wskazań uzyskały umowy finansowe, takie jak umowy kredytowe, umowy zabezpieczeń, umowy inwestycyjne itp. oraz dokumentacja dotycząca zatrudnienia – w tym umowy o pracę, wewnętrzne dokumenty dotyczące polityki firmy, regulaminy i wnioski pracownicze. Jedynie nieznacznie mniej popularne są pełnomocnictwa (54%) oraz protokoły z posiedzenia zarządu lub pisemne uchwały (51%).
“Myślę, że przez ostatnie pół roku wiele organizacji przekonało się, że cyfrowe narzędzia istotnie ułatwiają pracę zdalną i pozwalają zachować ciągłość biznesową firmy. Weźmy na przykład obieg dokumentów w sytuacji, gdy większość pracowników pracuje zdalnie. Odnotowujemy rosnącą popularność digitalizacji tego procesu i zastosowania mobilnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego SimplySign. W szczytowym momencie lockdownu zainteresowanie tym narzędziem było 600% wyższe niż rok wcześniej. Na uwagę zasługuje fakt, że jak pokazuje nasze badanie, większość respondentów posiadających kwalifikowany podpis elektroniczny używa go ponad 20 razy miesięcznie, a więc bardzo często. Wydaje się zatem, że jego posiadacze wykorzystują go nie tylko do realizacji obowiązków publicznoprawnych, które można wypełnić wyłącznie elektronicznie, ale dostrzegli potencjał szerszego zastosowania” – stwierdził dyrektor Pionu Usług Bezpieczeństwa i Zaufania w Asseco Data Systems Tomasz Litarowicz.
https://itreseller.com.pl/itrnewkoniec-ministerstwa-cyfryzacji-po-niecalych-5-latach-funkcjonowania-krotka-historia-urzedu-ktory-mial-zmieniac-polske/
