Financial Times w jednej z ostatnich publikacji poruszył temat freelancerów, którzy coraz mocniej narażeni są na ryzyko bankructwa spowodowane zatorami płatniczymi. Tylko w Wielkiej Brytanii, zgodnie z danymi Federation of Small Business ze względu na nieterminowe płatności upada aż 50 tysięcy mikro i małych przedsiębiorstw każdego roku. Towarzyszące temu straty dla gospodarki UK wynoszą zaś 2,5 biliona funtów.
W Polsce problem ten jest zjawiskiem powszechnym i niedotyczącym jedynie nielicznych przedsiębiorców. Zgodnie z analizą przeprowadzoną przez firmę BEST S.A. aż 9 na 10 małych polskich firm nie otrzymuje płatności w terminie. To zjawisko może niepokoić, głównie zważywszy na fakt, że są one najmocniejszą siłą polskiej gospodarki – aż 96,5% ogółu krajowych firm stanowią przedsiębiorstwa o najmniejszej skali działania. W Unii Europejskiej odsetek ten jest jeszcze większy i wynosi aż 99%.
„Prozaiczne” przyczyny
Warto zauważyć, że powodem nadmiernego i często bardzo dotkliwego w skutkach odkładania należnych płatności często nie jest celowe działanie kontrahentów zobowiązanych do opłaty faktur w określonym czasie. Przyczyny okazują się tutaj być zdecydowanie mniej oczywiste i wynikające z niewłaściwej organizacji zarządzania dokumentami oraz wszechobecnej „papierologii”. Z pozoru prosty i szybki proces wymiany oraz księgowania faktur, w polskiej rzeczywistości biznesowej w skrajnych przypadkach potrafi wydłużać się nawet do kilku miesięcy.
– Bez wsparcia automatyki w procesowaniu faktur, najpierw musi ona w formie papierowej dotrzeć do sprzedawcy lub odbiorcy towaru. Nawet jeśli „droga” jest znacznie skrócona i dokument trafia na skrzynkę mailową, wciąż musi być ręcznie przepisany do odpowiedniego systemu, przekazany do księgowości oraz osób decyzyjnych i oczekiwać na ich akceptację. Dopiero potem nadaje się mu status zleconego do płatności i wysyła przelew – w gąszczu nawet kilu tysięcy faktur przetwarzanych miesięcznie nietrudno jednak o zwykłą pomyłkę czy pominięcie danego dokumentu – tłumaczy Tomasz Kuciel, CEO Edisona, firmy należącej do międzynarodowej grupy EDITEL.
Według jednej z analiz firmy doradczej PwC, każda firma gubi rocznie średnio 7,5% ogółu otrzymywanych oraz generowanych dokumentów. To rzutuje nie tylko na tworzenie się zatorów płatniczych, ale także dodatkowe koszty pracy – 20$ to średni koszt obsługi jednego dokumentu, 120$ zaś kosztuje już zidentyfikowanie oraz korekta błędnie przeprocesowanej faktury zaś „odtworzenie” zagubionego dokumentu od podstaw wiąże się z koniecznością dołożenia kolejnych 220$ – czyli ponad tysiąca złotych z firmowego budżetu.
– Oczywiście, dla dużych firm kwoty te zapewne nie okażą się być kłopotliwe, jednak freelancerzy czy małe przedsiębiorstwa przez konieczność długiego oczekiwania na zapłatę wystawionych faktur często tracą płynność finansową i znacznie zwiększają ryzyko ziszczenia się najbardziej pesymistycznego scenariusza, czyli bankructwa – dodaje Tomasz Kuciel z Edisona.
Nie wszyscy mogą czekać
Pomijając sytuacje, w których faktura nie zostaje przeprocesowane wcale ze względu na jej zagubienie w transporcie lub w siedzibie firmy bądź z racji na błędnie wprowadzone dane kontrahenta, można wyszczególnić średni czas mijający od jej otrzymania do wysłania przelewu. Zgodnie z analizą G2 Learning Hub, przedsiębiorstwom z sektora MŚP zajmuje to aż 25 dni. Jedno ze studiów przypadku opisanych przez Aberdeen Group dowodzi, że zautomatyzowanie tego procesu przez elektroniczna wymianę danych i odczytywanie, weryfikowanie a następnie przekazywanie dokumentów do płatności bez angażowania pracowników skróciło ten czas z 20,8 do 3,8 dnia w badanym przedsiębiorstwie. Znany jest także przypadek Chryslera, który dzięki wdrożeniu automatycznej wymiany cyfrowych faktur zredukował czas obsługi każdej z nich z kilku tygodni do zaledwie 24 godzin.
Jeszcze bardziej imponujący wynik udało się osiągnąć w Castoramie, gdzie mieliśmy okazję uczestniczyć w implementacji narzędzia EDI – tam procesowanie faktur w skali miesiąca udało się ograniczyć z 12 dni do 45 minut. Łatwo więc sobie wyobrazić, że partnerzy handlowi tej firmy nie muszą uwzględniać poprawek na czas zapłaty wystawionych faktur – stwierdza Tomasz Kuciel z Edisona.
Realne moce przerobowe
Problem zaległych płatności zależny jest także w dużej mierze od prawdziwych możliwości pracowników w zakresie ilości dokumentów, które są w stanie przetworzyć każdego miesiąca. Raport iPayables – Why Automation Matters udowodnił dowiódł, że bez żadnego cyfrowego wsparcia jedna osoba z działu księgowego jest w stanie obsłużyć maksymalnie 700 dokumentów miesięcznie. W przypadku pełnego fakturowania elektronicznego liczba ta wynosi wzrasta do niemal 10,5 tysiąca.
