Dla wielu ludzi bezpośrednie spotkania wideo stały się uciążliwe w dobie pandemii. Jedna rozmowa się kończy, zaczyna następna i często nie ma czasu nawet na odetchnięcie. Nowe funkcje w Microsoft Outlook pomagają wygospodarować czas na odprężenie między spotkaniami.
W najnowszym badaniu Microsoft na temat aktywności fal mózgowych naukowcy potwierdzili to, co wiele osób zna z doświadczenia: organizowane jedno po drugim wirtualne spotkania są dla nas bardzo stresujące. Ale badania wskazują również na prosty środek zaradczy – krótkie przerwy.
„Nasze badania pokazują, że przerwy są ważne. Nie tylko po to, aby zmniejszyć zmęczenie na koniec dnia, ale także poprawić naszą zdolność koncentracji i zaangażowania podczas tych spotkań” – mówi Michael Bohan, dyrektor działu Human Factors Engineering w Microsoft, który nadzorował projekt.
Odpowiednie funkcje w programie Microsoft Outlook ułatwiają i automatyzują wygospodarowywanie niezbędnych przerw między kolejnymi sesjami. A ponieważ wiemy, że jedno rozwiązanie niekoniecznie będzie pasować wszystkim, firmy mają dwie możliwości. Pierwsza: pracownik sam może zmienić domyślne ustawienia kalendarza tak, by automatycznie skracać zaplanowane spotkania. Druga: można ustawić maksymalny czas spotkań dla wszystkich członków organizacji i stworzyć miejsce na przerwy dla wszystkich.
„Powtarzalne spotkania, które stały się normą w ciągu ostatnich 12 miesięcy, nie są przyjazne dla psychiki człowieka” – mówi Jared Spataro, CVP, Microsoft 365. „Z programów Outlook i Microsoft Teams korzystają miliony ludzi na całym świecie, a ta drobna zmiana może pomóc naszym klientom ustalić nowe normy w kulturze organizacji i poprawić samopoczucie wszystkich jej członków”.
“W świecie pracy zdalnej i hybrydowej nie wystarczy samo zachęcanie do dbania o swój dobrostan. Musimy wprowadzać innowacje i wykorzystywać technologię, aby pomóc pracownikom wdrożyć nawyki robienia przerw w trakcie pracy” – Kathleen Hogan, dyrektor ds. kadr w Microsoft.
Argumenty za przerwami: co mówią badania
Gdy pandemia zakończyła znaną dotąd rutynę pracy, a jednocześnie zwiększyła jej intensywność, setki osób z Microsoft zebrały się, by zbadać, jak zmienia się nasza praca. Był to jeden z największych na świecie zespołów badawczych pracujących w tym temacie. Nasza najnowsza analiza bazuje właśnie na tym doświadczeniu. Zespół badawczy Human Factors Lab szukał rozwiązania najważniejszego w erze pracy zdalnej i hybrydowej problemu – przemęczenia. Naukowcy poprosili 14 osób o zgodę na założenie im czujników elektroencefalografu (EEG) podczas spotkań wideo.
Każdy z 14 wolontariuszy uczestniczył w dwóch różnych sesjach spotkań. Jednego dnia uczestniczyli w czterech półgodzinnych spotkaniach jedno po drugim (przy czym każde spotkanie poświęcone było innym zadaniom – na przykład aranżacji biura, następnie stworzeniu planu marketingowego). Innego dnia cztery półgodzinne spotkania przeplatane były 10-minutowymi przerwami. Zamiast w pośpiechu przeskakiwać z jednego spotkania na drugie, uczestnicy podczas przerw ćwiczyli medytację używając aplikacji Headspace.
Aby wyniki były miarodajne, wszystkim uczestnikom robiącym przerwy przypisano tę samą aktywność w czasie odprężenia (medytację). Sesje odbywały się w dwa kolejne poniedziałki: jedna grupa zaczynała od spotkań jedno po drugim, druga miała przerwy między spotkaniami. W następnym tygodniu grupy zamieniały się. Zapraszano również dodatkowe osoby, które dołączały do spotkań z badanymi, aby zasymulować typowy dzień interakcji z różnymi zespołami.
Badania pozwoliły na wyciągnięcie trzech głównych wniosków.
1. Przerwy między spotkaniami pozwalają mózgowi odpocząć, zmniejszając kumulację stresu podczas spotkań.
Jak zauważyliśmy w poprzednich badaniach, w ciągu dwóch godzinnych spotkań jedno po drugim, średnia aktywność fal beta – tych związanych ze stresem – rosła z upływem czasu. Innymi słowy, stres narastał. Ale kiedy uczestnicy mogli poświęcić chwilę na odpoczynek, aktywność fal beta malała. Ten reset oznaczał, że uczestnicy rozpoczynali kolejne spotkanie bardziej odprężeni. Oznaczało to również, że średni poziom fal beta utrzymywał się na stałym poziomie przez cztery spotkania, bez narastania stresu.
Antidotum na zmęczenie spotkaniami jest proste: róbmy sobie krótkie przerwy. Nasz mózg pracuje inaczej, gdy może chwilę odpocząć. Robienie przerw między rozmowami wideo to najprostszy sposób zapobiegania narastaniu stresu.
2. Spotkania organizowane jedno po drugim mogą zmniejszyć zdolność koncentracji i zaangażowania.
Kiedy uczestnicy mieli przerwy na medytację, wzorce fal mózgowych wykazywały dodatnie poziomy asymetrii czołowej alfa, co koreluje z większym zaangażowaniem podczas spotkania. Gdy nie mieli przerw – poziomy były ujemne, co sugerowało, że uczestnicy byli wycofani lub mniej zaangażowani w spotkanie. To pokazuje, że kiedy mózg doświadcza stresu, trudniej jest nam się skupić i zaangażować. Podsumowując, przerwy są dobre nie tylko dla dobrego samopoczucia, ale także poprawiają naszą zdolność do lepszego wykonywania naszej pracy.
Robienie sobie przerw pomaga lepiej się zaangażować.
Przerwy nie tylko łagodzą stres, ale także poprawiają wydajność.
3. Przechodzenie z jednego spotkania na drugie może być źródłem dużego stresu.
W przypadku uczestników pozbawionych przerw naukowcy zauważyli również, że okres przejścia z jednej rozmowy (audio czy wideo) do drugiej powodował gwałtowny wzrost aktywności beta, czyli poziomu stresu. “Może to wynikać z tego, że „zbliżamy się do końca spotkania, a wiemy, że zbliża się kolejne i będziemy musieli znów wrzucić wyższy bieg i zmobilizować mózg, by intensywnie zaczął myśleć o czymś innym” – mówi Bohan.
W przypadku tych uczestników aktywność fal beta ponownie wzrastała, gdy uczestnicy dołączali do kolejnych spotkań. Natomiast gdy pracownicy robili sobie przerwy na medytację, aktywność fal beta spadała między spotkaniami, a jej wzrost na początku następnego spotkania był znacznie łagodniejszy i płynniejszy.
Przeskakiwanie bezpośrednio z jednego spotkania na drugie może powodować skoki stresu.
Robienie przerw między rozmowami ten stres łagodzi.
Wniosek: przerwy (nawet krótkie) są ważne, aby spotkania były mniej stresujące.
„Tym badaniem skutecznie wizualizujemy ludziom to, czego doświadczają” – mówi Bohan. „To nie abstrakcja, to naukowo poparty obraz stresu i zmęczenia, jaki pracownicy odczuwają przy wielu spotkaniach”.
Jak dostosowujemy nasze produkty i praktyki
Te wnioski pomogły opracować funkcje w programie Outlook umożliwiające użytkownikom lub organizacjom ustawienie domyślnych długości spotkań w Microsoft Teams. Można skrócić je o 5, 10 lub 15 minut i zastosować odprężające przerwy między rozmowami. Możemy zdecydować się na rozpoczęcie spotkania pięć minut po pełnej godzinie lub 35 minut po każdej godzinie – dzięki temu półgodzinna poranna odprawa potrwa 25 minut, a godzinna rozmowa skróci się do 55 minut. Zyskamy czas na przerwę. Ale nie tylko badania nad mózgiem wspierają tę zmianę. Przeciążenie cyfrowe stało się istotnym problemem w nowej erze pracy zdalnej i hybrydowej. 54 procent respondentów opublikowanego w marcu 2021 r. Work Trend Index (WTI) jest przepracowanych, a 39 procent całkowicie wyczerpanych.
W ciągu ostatniego roku wprowadziliśmy kilka nowych możliwości, aby wspierać dobre samopoczucie w czasach szybkich zmian. Tryb Razem (ang. Together) w Microsoft Teams pomaga zwalczać zmęczenie spotkaniami; aplikacja Dojazd wirtualny (Virtual commute) pomaga przywrócić granice między pracą a domem; a integracja Headspace z aplikacją Microsoft Viva Insights promuje uważność (mindfulness). Nowe funkcje programu Outlook to kolejny krok na drodze do dobrego samopoczucia, a w przygotowaniu są następne.
Ostatnia uwaga: jeśli w programie Outlook używacie ustawienia do tworzenia przerw między spotkaniami, rozważcie odejście od komputera. „Starajcie się nie wykorzystywać tych pięciu lub dziesięciu minut na inny rodzaj pracy” – mówi Bohan. „Złapcie oddech i oderwijcie się od ekranu”.
Jak zrobić przerwę i zniwelować zmęczenie spotkaniami
Ponieważ wiemy, że łatwiej powiedzieć niż zrobić, zebraliśmy dla Was kilka popartych badaniami wskazówek, pomagających wygospodarować czas na przerwę, najlepiej ją wykorzystać i sprawić, by spotkania były bardziej efektywne i pobudzające.
Zmień swój sposób myślenia.
Chociaż ustalanie jednego spotkania za drugim może wydawać się nam bardziej produktywne, badania pokazują, że jest dokładnie odwrotnie. Przerwy podczas których odchodzimy od komputera są istotną częścią dnia pracy.
Znajdźcie czas na przerwy, które uspokoją umysł.
Medytacja to jeden ze skutecznych sposobów na relaks i naładowanie akumulatorów pomiędzy spotkaniami. Inne badania pokazują, że aktywność fizyczna, rysowanie lub czytanie też przynoszą korzyści. „Może to być każda rzecz, która odciąga twój umysł od kwestii związanych z pracą i skupia go na czymś, co uważasz za relaksujące” – mówi Bohan. Pomoże Wam to odświeżyć się i naładować energią, zanim rozpoczniecie kolejne spotkanie.
Wygospodarujcie więcej czasu na przerwy, rozważając inne sposoby komunikacji.
Przed zaplanowaniem rozmowy wideo, zadajcie sobie pytanie: czy naprawdę potrzebujemy spotkania w tej sprawie? Bardziej dynamiczne, emocjonalne lub kreatywne tematy mogą wymagać spotkania, podczas gdy do meldowania się w pracy czy dzielenia informacjami może wystarczyć współpraca oparta na współdzielonym dokumencie, kanale Teams czy wątku wiadomości e-mail. Inne proste zadania można wykonać na czacie.
Spraw, by spotkania były bardziej celowe.
Najlepsze – i często najkrótsze – są spotkania z jasno określonym celem. Najlepsze praktyki, takie jak tworzenie i wysyłanie planu rozmowy z wyprzedzeniem, rozważenie, kogo zaprosić, rozpoczynanie i kończenie na czas oraz poświęcenie ostatnich pięciu minut na podsumowanie spotkania ułatwią osiągnięcie celów w krótszym czasie.
Utrzymujcie zaangażowanie i energię uczestników.
W wirtualnych spotkaniach może nie być łatwo wtrącić coś od siebie. Moderator może w tym pomóc i zapewnić uwzględnienie głosu uczestników zdalnych. Funkcje takie jak Podnieś rękę, Tablica Whiteboard i Osobne pokoje w Microsoft Teams to świetne sposoby, by technologia wspierała kreatywne i strategiczne cele rozmów.
