Według badań Ricoh aż 85% informacji biznesowych jest „nieuporządkowanych”. Oznacza to, że mogą znajdować się na urządzeniach osobistych pracowników lub w ich szufladach. Utrudnia to zrozumienie sposobu w jaki informacje przepływają w obrębie firmy. Takie podejście do przechowywania informacji nie tylko zwiększa potencjalne ryzyko utraty danych, kradzieży lub ataku – utrudnia także rejestrowanie procesów i raportowanie zgodności z przepisami.
Nowoczesne środowisko pracy musi być tak dynamiczne, jak cyfrowe zagrożenia, którym ma sprostać. Dlatego tak ważne jest zadbanie o kwestie bezpieczeństwa danych w każdym aspekcie funkcjonowania organizacji. Szczególnie, że wraz z ewolucją stylu pracy związaną z coraz większa popularnością pracy zdalnej, rosnącym zasięgiem cyfryzacji, trendami takimi jak BYOD (Bring Your Own Device) czy koniecznością przetwarzania coraz większej liczby danych, tych zagrożeń i wyzwań pojawia się coraz więcej. Dla skuteczności strategii bezpieczeństwa kluczowe znaczenie ma kompleksowe podejście.
Według danych z raportu Quorcirca[1] aż 61% firm odnotowało w ciągu roku jeden lub więcej incydentów związanych z nieuprawnionym dostępem do danych z poziomu urządzenia drukującego. Te zdarzenia mogą okazać się nie tylko kosztowne z punktu widzenia utraty kontroli nad ważnymi danymi, ale również kar wynikających z naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych. Co ciekawe, dużej części tych przypadków można zapobiec dzięki wykorzystaniu podstawowych funkcji dostępnych w niemal każdym wielofunkcyjnym urządzeniu drukującym Ricoh. Należą do nich m.in. skanowanie do pliku PDF zabezpieczonego hasłem, PDF z cyfrowym podpisem, wydruk bezpieczny, czy kontrola nieautoryzowanej kopii.
Skala zagrożeń, którym musi sprostać przedsiębiorstwo rośnie wraz z liczbą informacji, które są na co dzień przetwarzane w organizacji. Firma musi chronić dane w sposób holistyczny i mieć na uwadze cały cykl życia dokumentu. Szczególnie, że obiegi dokumentów obejmują teraz znacznie więcej różnych urządzeń oraz sieci.
[1] Quocirca, “Print security: An imperative in the IoT era”, January 2017
